ビジネス文書とは、ビジネスをスムーズに進めるために作られる書類や文章のことです。
情報を正確に共有することや、記録として残すことを目的に書かれます。そのため、多くの場合は形式が決まっています。作成に慣れるまでは大変かもしれませんが、ポイントを押さえれば、誰にでも書けるようになります。
情報が正しく伝わる
ビジネス文書で情報を正しく伝える様子
情報が正しく伝われば、業務がスムーズに進みます。
情報が分かりやすく伝わる
ビジネス文書で説得力を持って情報を伝える人
情報が分かりやすければ、文書に説得力が出ます。
気持ちが伝わる
ビジネス文書で伝える気持ち
気持ちが伝えられれば、信頼関係が構築できます。
この記事では、ビジネス文書を書くときに役立つ、文章の書き方とテクニックを
選りすぐって紹介します。
ビジネス文書とは
ビジネス文書の種類
ビジネス文書は大きく分けると「書類」と「コミュニケーション」の2種類があります。それぞれに数多くの種類があり、それぞれに形式や特徴があります。
書類
「書類」には、一定の形式があり、書くべき項目が決まっています。
物事を考える土台として共有されたり、記録として残されたりします。
「書類」タイプのビジネス文書の例
報告書、提案書、企画書、議事録、稟議書、マニュアル、日報、送付状、依頼状など
コミュニケーション
「コミュニケーション」は、すばやい情報の共有・気持ちの伝達が求められます。シーンによっては、形式ばったものではなくライトなものの方が受け入れられることもあります。
「コミュニケーション」タイプのビジネス文書の例
メール、チャットなど
なお、ビジネス文書の種類ごとの書き方は、次のページで紹介しています。
書き方が変わるだけで分かりやすくなる
「伝える情報が全部書いてあれば、とりあえずいいでしょ？」そう考える人も
いるかもしれません。
まずは、次の例を見てください。
情報を整理せずに書いたビジネス文書の例
今日の会議でも伝えたとおり、3月12日は休日だったため、次回の新商品に関する会議は
木曜日の10時から行うことになったので、水曜日中には資料を準備してクラウドに保存し
時間までに「https://＊＊＊＊＊＊」にログインして集まってください。
その際、今日の会議でボツになった商品データは全部削除しないでください。
この文章の書き手は、伝えるべき情報を全て伝えたつもりかもしれません。
しかし、これで本当に伝わっているでしょうか。
- 文章が複雑で、何をすればいいのかが分からない
- 次回の会議の日程が「3/10（木）」なのか「3/17（木）」なのか分からない
- 「ボツになった商品データ」は、「全て削除してはならない」のか「一部を削除してもいい」のか分からない
人によって文章のとらえ方が分かれてしまえば、対応にも違いが出てしまいます。
場合によっては、ミスを誘発してしまうでしょう。
それでは、次の文章ならどうでしょうか。
情報を整理して書いたビジネス文書の例
＜新商品に関する会議＞
日時 ： 3月10日（木） 10：00～
Web会議ルーム ： https://＊＊＊＊＊＊
注意事項 ・配布資料は3月9日（水）中にクラウドに保存してください。
・2月24日の会議でボツとなった商品データは、クラウド上に
残しておいてください。
この文章なら、情報が整理されているので、どのように行動すればいいか
適切に伝わるでしょう。
このように、伝わる文章が書ければ、情報確認の手間だけでなくミスを防ぐことができます。
また、伝わる文章ができることはそれだけではありません。
書き手の気持ちを少しだけ添えることで、相手を励ましたり、鼓舞したりもできます。
気持ちを沿える文章の例
「本日の会議ではお疲れ様でした。今日で一気に完成が見えてきましたね。」
「画面越しですが、佐藤さんと顔を見てお話することができて嬉しく思いました。」
ビジネス文書を書くための準備
情報を整理する方法
いきなり文章を書き出してしまうと、情報を繋いだだけの文章になりがちです。
そうならないために、どの情報をどう伝えれば「相手にあったもの」になるのかを意識して
手元にある情報を整理するのです。
この作業をすると「何をどこまで書くのか」「どのように書くのか」が自覚でき
グッと書きやすくもなります。
次の3ステップで、情報を整理していきましょう。
STEP1
情報を書き出す
まずは、情報をファイルやメモに書き出します。
書き出してみると「必ず書かなくてはならない情報」の他に「書かなくてもよさそうな情報」
「必要かどうかわからない情報」など、重要度にバラつきがあることに気付くでしょう。
ここでは、いったん情報を全て出して、伝えるべき情報を精査するのです。
STEP2
「テーマ」と「ポイント」を設定する
上で紹介したNG例は、全ての情報をただ並べただけの文章でした。
この文章には「テーマ」と「ポイント」がありませんでした。
そのせいで、伝わりにくい文章になってしまったのです。
例えば、「テーマ」は「会議の日時変更」、「ポイント」は「変更後の日時」
「注意事項」などに分けることができます。
下の図のように、ツリーを作るつもりで、書き出した情報を配置していくと
分かりやすくなります。
もし、さらに情報が分割できるのなら、「ポイント」の下に「詳細」を配置していきます。
STEP3
「伝える目的」と「伝える相手」を設定する
「なぜその情報を伝えようとするのか」、そして「誰に伝えるのか」を明確にします。
同じ情報を伝えるにしても「目的」と「相手」が違えば、適切な文章も変わってくるのです。
「伝える目的」とは、読んだ人がどのような状態になれば成功なのか、という設定です。
先の例だと、読んだ人には「正しい会議の日程で参加」してもらえれば成功です。
その上で「資料を3/9までに提出」「ボツ商品のデータを保存」してもらいたいと考えます。
「伝える相手」の設定も重要です。内容が同じであっても「営業担当」に向けて書く文章と
「エンジニア」に向けて書く文章は、使える用語も違ってきます。
読む人の年齢・性別・所属部署などを意識することが大切です。
読み手を明確にする
ビジネス文書には、社内向けに書かれるものと、社外向けに書かれるのもがあります。
社内
社内向けの文書は、主に上司・同僚・後輩・部署・本社・支店に宛てて書かれます。
報告・相談・連絡といった情報伝達が主で、挨拶や丁寧さなどの儀礼的な部分を省略して
正しい情報をスムーズに伝えることが重視されます。
企業によってはフォーマットがあります。
社内向け文書の例
報告書、稟議書、議事録など
社外
社外向けの文書は、取引先や得意先など社外の人に向けて書かれます。
分かりやすさだけでなく、受け取る人を尊重した礼儀正しい文章であることが重視されます。
文書によっては、お礼やお祝いなど、形式に則って気持ちを伝えることが求められます。
社外向け文書の例
依頼書、挨拶状、招待状など
ビジネス文書を書くときに必要な心構え
ビジネス文書は、情報を相手に伝えるために書きます。
そのため、読み手が考えないければわからない文章にしないようにしましょう。
読み手が考えなくてはならない文章では、情報をうまく伝えることができません。
そのような文章では、やりとりが何往復もかかってしまい
折り返しの電話がかかってくることにもなるでしょう。
伝えたい情報を一度で伝えられれば、そのようなムダに時間を割くことはありません。
業務には効率が求められます。
だからこそ、形式が決まっていることが多く、伝わる文章作成のスキルが
求められているのです。
相手に伝わるよう意識して書けば、伝わる文章になります。
もしも伝わらない文章になっていたとしても、読み直したときに気付けるようになります。
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