ビジネスで求められる文章の書き方
ビジネス文書を書く時には、次のテクニックを使いましょう。
そうすれば、情報をわかりやすく的確に伝えられるようになります。
5W2Hを意識する
ビジネス文書では「5W2H」を意識しましょう。「5W2H」を意識すれば、情報に抜け漏れがあるかを確認でき、正確な情報を簡潔に伝えられるようになります。
| いつ（When） | 時期、時間 |
| どこで（Where） | 場所 |
| だれが（Who） | 対象者 |
| なにを（What） | 課題 |
| なぜ（Why） | 理由 |
| どのように（How） | 手段 |
| いくらで（How Much） | 予算、価格 |
PREPを意識する
「文章は「起承転結」で書くものだ」と思っている人もいるかもしれませんが}
ビジネス文書ではそうではありません。
「PREP」はビジネス文書で使う型の1つです。
「要点」「理由」「例」「要点」の順番で書けば、情報を的確に伝えられます。
まず、一番伝えたい「要点」を書きます。
結論が最初に来るので、読み飛ばされて情報が伝わらないといった事態が避けられます。
また、「要点」の後に、「理由」や再度「要点」が書かれるので、説得力が上がります。
「PREP」で書かれた文章例
建物のセキュリティ強化を行います。最近、周辺で建物侵入の事件が発生しているためです。
休日は、出社状況と出社理由を管理していませんでした。
部外者が侵入できる状況にあると思われます。
休日出勤者は、出社時と退社時に次の手続きを行ってください。
「起承転結」で書かれた文章例
最近、周辺で建物侵入の事件が発生しています。
現在の出社状況と出社理由の管理方法では、部外者が侵入できる状況にあると思われます。
そのため、建物のセキュリティを強化することにしました。
休日出勤者は、出社時と退社時に次の手続きを行ってください。
文章を簡潔にする
伝わるビジネス文章にするには、文章を簡潔にすることが重要です。
それには、次のようなポイントがあります。
簡潔な文章にするポイント
- 1文を60字以内に収める
- むやみに「～ので」「～から」「～し」で繋がない
- 1つの文章に1つの事柄を入れる
1文が長くなると、意味が伝わりにくくなります。
1文は長くても60字以内に収め、「～なので」「～して」といった言葉を
繰り返し使うことは避けましょう。
1文に複数の要件が入っていると、何を伝えたいのか分かりにくくなります。
1文には1つの事柄だけを入れるようにしましょう。
簡潔な文章を意識した例
近年、日本では「数十年に一度の台風」「観測史上最大の降雨量」と
いった言葉をよく耳にする。
1時間降水量50mm以上の大雨の発生件数は、この30年の間に1.4倍に増加している。
実際に自然災害の危機は増していると言える。(44文字＋36文字＋21文字)
簡潔な文章を意識していない例
近年、日本では「数十年に一度の台風」「観測史上最大の降雨量」と
いった言葉をよく耳にするが、1時間降水量50mm以上の大雨の発生件数は
この30年の間に1.4倍に増加しており、実際に自然災害の危機は増していると言える。(102文字)
句読点の使い方を工夫する
「、」「。」といった句読点をうまく使うと、分かりやすい文章になります。
分かりやすい文章にする句読点の位置
- 主題＋「、」
- 理由・条件・目的＋「、」＋結果
- 文章のつなぎ＋「、」
「主題」や「理由・条件・目的」の後に「、」を入れると、「主題」「理由・条件・目的」が
分かりやすくなります。
また、「実は」「ただし」のような「文章のつなぎ」の後に「、」を入れると
文章の展開がつかみやすくなり、読みやすい文章になります。
句読点の位置を意識した文章例
業務の属人化によって、担当者が休みを取りにくい状況になっています。
さらに、新入社員の教育に時間がかかることが予想されます。
句読点の位置を意識していない文章例
業務の属人化によって担当者が、休みを取りにくい状況になっています。さらに新入社員の教育に、時間がかかることが予想されます。
情報は具体的に書く
情報を正確に伝えるには、あいまいな部分がなく、具体的に書くことが大切です。
具体的な文章のポイント
- 「たくさん」「数件」といったあいまいな言葉でなく、数値で書く
- 「あれ」などの指示語や省略をせずに、対象を明確にして書く
- 「良くなります」などの抽象的な言葉を使わず、状態が伝わるように書く
- 「しっかり」「とても」などの意味がない言葉を入れない
「たくさん」「数cm」「それ」「良い」「かわいい」「とても」といった言葉は
人によって受け取り方が変わります。
情報を正確に伝えるには、そのようなあいまいな言葉を避けて、具体的に書くようにしましょう。
具体性を意識した文章例
業務の標準化が実現すれば、1日に約50分の工数削減が見込めます。
さらに、10％のコスト削減と品質の安定化が期待できます。
具体性を意識していない文章例
業務の標準化が実現すれば、たくさんの工数削減が見込めます。さらに、数％のコスト削減と品質がよくなることが期待できます。
書いた文章をチェックする
文章を書き上げたら、確認をしましょう。
客観的に見て、誤字脱字がないか、読み手に正しく伝わるかをチェックします。
書いた文章を客観的に確認する方法
- 文章からいったん離れて見直す
- 相手の立場に立って読み直す
- 他の人に読んでもらって意見を取り入れる
- Wordの機能を使う
- 文章チェックツールを使う
Wordを使えば、文章を書きながら文章チェックができるので便利です。Wordの「校閲」から「スペルチェックと文章校正」をクリックすると、文法のミスや誤字脱字が表示されます。
さらに、チェックを厳しくしたいときには、チェックレベルのカスタマイズもできます。
Windowsの場合は、「ファイル」→「オプション」→「文章校正」から
Macの場合は、「Word」→「環境設定」→「文章校正」で、スペルチェックの
カスタマイズ画面が出ます。
これは、ビジネス文書に限らず、転職関連の文書や副業関連の文書など、間違えてはならない
文章を書くときには使って確認しましょう。
また、文章をチェックしてくれる専用ツールもあります。
「文賢 
」は、誤字脱字や文法の誤りだけではなく、差別用語や重複表現
言葉の誤用を指摘してくれます。
さらに、より分かりやすい文章にするためのアドバイス機能や文章表現の提案機能などもあり
文章力が自然とアップします。
読めば分かる文章を書くためのポイント
ビジネス文章の理想は「読めば分かる」です。前に戻って読み返したり、読んだ後に何をするのかを考えさせる文章は、「読めば分かる」文章ではありません。「読む」と「分かる」が同時の文章こそが理想の文章なのです。そのような「読めば分かる」文章をにするためのポイントは、次の2つです。
読み手のことを考えて書く
1つ目のポイントは「伝える相手」の立場で書くことです。
常に、これを読んで「理解できるか」を考えながら書いていきましょう。
相手によって知識・常識・気持ちは違います。これを読んで「どう思うか」を
配慮することも大切です。
シンプルな文章を意識しながら書く
文章は長くなればなるほど、分かりにくい文章になります。
また、聞きなれない用語や回りくどい表現は、読み手に考えさせる原因になります。
「伝わる」文章の秘訣は、できる限りシンプルな文章を心がけることです。
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